Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do tego, by przechowywać dokumenty firmowe (nawet jeśli działalność firmy została zakonczona). Ile czasu należy przechowywać dokumenty księgowe i jak to robić właściwie?
Gdzie przechowywać faktury?
Dokumenty firmowe przedsiębiorca musi przechowywać tak, by były zabezpieczone przed zniszczeniem oraz osobami niepowołanymi. Przede wszystkim chodzi tutaj o to, by nie doszło do wycieku np. danych osobowych z akt pracowniczych. Dokumenty mogą być przechowywane w firmie, można też zlecić archiwizację dokumentów wyspecjalizowanym archiwom. Takie archiwum musi posiadać wpis w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych (nie moze to zatem być po prostu magazyn).
Ile czasu należy przechowywać dokumenty firmowe?
- średni czas przechowywania dokumentów księgowych to okres 5 lat. W zależności od dokumentów są t jednak różnice i tak:
- księgi rachunkowe i KPiR – 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności związanego z nimi podatku,
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
- dokumenty dotyczące reklamacji i rękojmi – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
- dokumenty pracownicze (listy płac, karty wynagrodzeń, na podstawie których obliczana jest podstawa emerytury lub renty) – przez okres 50 lat od ostatniego dnia pracy pracownika.
Czy firma księgowa może przechowywać dokumenty?
Tak, ale tylko wtedy, kiedy poza działalnością biura rachunkowego prowadzi również działalność polegającą na archiwizacji dokumentów, posiada odpowiednie zaplecze techniczne i jest zarejestrowana jako firma zajmująca się przechowywaniem akt osobowych i płacowych.
