Wielu przedsiębiorców, którzy na początku prowadzenia przez siebie działalności i małym natężeniu biznesu byli zadowoleni ze swojego biura rachunkowego, w miarę rozwoju firmy dostrzega problemy we współpracy, które rzutują na komfort pracy z księgowymi. Zmiana biura rachunkowego – wbrew pozorom wcale nie jest taka trudna i w poniższych trzech sytuacjach, warto ją rozważyć:
1.Brak doradztwa w zakresie optymalizacji podatkowej
Przedsiębiorca zna się na swoim biznesie. A księgowość zna się na podatkach. Te dwie pozornie nie związane ze sobą obszary działalności, tak naprawdę są mocno ze sobą spięte – zwłaszcza w kontekście finansów przedsiębiorcy i jego płynności finansowej. Dobrej jakości doradztwo podatkowe oraz sprawnie przeprowadzona optymalizacja, może pomóc firmie przynosić wyższe zyski – np. poprzez możliwość wrzucenia w koszty szerszej puli towarów, czy dobór metody rozliczania się z VAT, która będzie dla firmy bardziej korzystna pod względem zachowania płynnego przepływu środków.
Przedsiębiorca liczy na proaktywne działanie biura rachunkowego, które pozna jego biznes i będzie w stanie doradzić mu określone działania, które pozytywnie odbiją się na biznesie przedsiębiorcy. Jeśli takiego działania biuro rachunkowe nie podejmuje, można rozważyć jego zmianę – w skali roku nawet comiesięczne kilkaset złotych oszczędności dzięki optymalizacji podatkowej, pozwala np. opłacić miesięczne wynagrodzenie jednego pracownika.
2.Brak szybkich i trafnych odpowiedzi na pytania księgowo – kadrowe
Jasnym jest, że przedsiębiorca nie musi znać wszystkich przepisów kadrowo – księgowych kiedy chce prowadzić firmę. Ma zatem sporo pytań i wątpliwości, które kieruje do swojego biura rachunkowego. Jeśli jednak nie odpowiada ono na zapytania w terminie, albo nie wyczerpuje w pełni odpowiedzi, koncentrując się na zdawkowym traktowaniu klienta, to dla przedsiębiorcy może to nie raz oznaczać stratę finansową. Warto pamiętać o tym, że w Polsce nie wszystkie przepisy księgowe są jasne – spora ilość wyjątków i interpretacji podatkowych sprawia, że niekiedy znalezienie odpowiedzi na pytanie księgowe zajmuje sporo czasu i wymaga np. kontaktu z Krajową Informacją Podatkową Jeśli obsługujące klienta biuro rachunkowe nie podejmuje tego typu wyzwań i nie odpowiada na zapytania kierowane przez klientów, to może warto poszukać takiego, które będzie w stanie rzetelnie podejść do tematu?
3. Brak wygodnego dostępu do dokumentów księgowych lub ich przekazywania
Przedsiębiorca zakupił sprzęt komputerowy, który chce reklamować, zatem musi czekać aż biuro rachunkowe odnajdzie fakturę sprzedażową? Takie sytuacje się zdarzają i na dłuższą metę mocno utrudniają przedsiębiorcom płynne funkcjonowanie. Obecnie wiele biur rachunkowych oferuje dostęp do dokumentów księgowych online – również o każdej porze dnia i nocy czy w święta. Jest to wygodne dla przedsiębiorcy i mocno usprawnia mu pracę. Drugi kłopot na jaki może natrafić przedsiębiorca, to kłopot z kontaktem z biurem rachunkowym w sytuacji konieczności comiesięcznego przekazywania dokumentów. Jeśli dla przedsiębiorcy konieczność dowozu dokumentów każdego miesiąca jest kłopotliwa, to może warto znaleźć biuro rachunkowe, które umożliwia przesłanie skanu dokumentów lub odbiera dokumenty bezpośrednio od klienta?
Każdorazowo, rozważając zmianę biura księgowego warto zastanowić się nad tym, co najbardziej przeszkadza nam we współpracy z obecną księgowością i co chcemy zmienić – dzięki temu, będzie można nasze potrzeby ukonkretyzować i przekazać nowej firmie rozliczającej nasze podatki już na początku współpracy lub nawet przed jej rozpoczęciem – by nie popełnić błędu wyboru biura księgowego z którym będzie się źle współpracować po raz drugi.