Czy warto wdrożyć system ERP? Firmom z sektora MŚP wydaje się często, że zintegrowane oprogramowanie typu ERP przeznaczone jest dla dużych podmiotów i jego wprowadzenie w niewielkiej, kilkuosobowej firmie jest nieopłacalne. Tymczasem korzystając z uznanego oprogramowania i odpowiednio dobierając moduły systemu do prowadzonej działalności okazuje się, że oszczędności wynikające z wdrożenia systemu przewyższają koszty. Jak zatem wdrożyć ERP skutecznie?

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania krok po kroku

Biuro Rachunkowe Morawska pracuje oraz oferuje wdrożenia na oprogramowaniu firmy Comarch. Do dyspozycji naszych klientów są trzy systemy klasy ERP (Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Klasyka). W zależności od indywidualnych potrzeb firmy, wdrażane są określone funkcjonalności i moduły, które umożliwiają sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem. Podstawą jest tu rozpoznanie potrzeb firmy i taki dobór poszczególnych modułów, by zapewnić firmie odpowiedni przepływ danych i wiedzy.

Jak wygląda wdrożenie systemu ERP – Comarch?

Poznanie potrzeb biznesowych

Podstawą jest rozpoznanie potrzeb firmy. Niekiedy, dla ułatwienia jej funkcjonowania wystarczy moduł księgowo – kadrowy lub księgowo – finansowy. W innych sytuacjach prawdziwe korzyść można odnieść po dołączeniu modułu magazynowo – fakturującego lub modułu związanego ze sprzedażą. Dlatego przed każdym wdrożeniem rozmawiamy z klientem, by móc dopasować oprogramowanie do jego potrzeb a także przedstawić mu możliwości rozbudowy systemu, który może rosnąć wraz z jego biznesem.

Opracowanie sposobu realizacji procesów w systemie ERP

Kiedy wiemy, jak działa Twój biznes, możemy wspólnie zastanowić się, jak powinny przebiegać procesy biznesowe i jak skonfigurować system, by odpowiadał Twoim potrzebom.

Projekt i harmonogram wdrożenia

Przygotowujemy harmonogram prac wdrożeniowych i ustalamy poszczególne etapy przeprowadzenia prac.

Instalacja, konfiguracja i migracja

Na wybranych stanowiskach w twojej firmie instalujemy oprogramowanie, dokonujemy konfiguracji i przenosimy dane z poprzednich systemów (jeśli jakiś posiadałeś)

Szkolenie

Jeden z najważniejszych elementów wdrożenia ERP – aby system działał skutecznie, ty lub twoi pracownicy muszą potrafić z niego korzystać. My pracujemy na Comarch ERP od lat, dzięki temu wiemy jak nauczyć obsługi oprogramowania i rozwiać wszystkie wątpliwości.

Błędy wdrożenia systemu ERP

Choć systemy ERP funkcjonują od kilkunastu lat, nadal istnieją firmy, które twierdzą że przejście na zintegrowany system zarządzania firmą nic im nie dało (lub nawet wygenerowało dodatkowe koszty). Dlaczego tak się dzieje? Otóż najczęściej problemem jest nie tyle sam system ERP, co źle przeprowadzony proces jego wdrożenia, w wyniku którego nie wykorzystuje się możliwości systemu, a jego obsługa jest uznawana przez pracowników jako zbyt skomplikowana. Konsekwencją takiej sytuacji jest posiadanie systemu IT, który nie funkcjonuje należycie, którego pracownicy nie chcą używać i który zamiast być usprawnieniem i ułatwieniem staje się problemem, który pracownicy starają się obejść.

Typowe błędy wdrożeń oprogramowania klasy ERP:

  • nieodpowiedni dobór modułów –System taki jak Comarch ERP Optima posiada kilkanaście funkcjonalności. Jeśli zabranie wśród nich tych, które są istotne w procesach twojej firmy, system będzie “dziurawy” i będzie wymagał wykorzystania dodatkowych narzędzi. Integracja modułów “na zapas” – np. modułu do e-commerce mimo iż prowadzenie sklepu internetowego masz dopiero w planach, też nie ma większego sensu.
  • brak elastyczności ze strony firmy –Każdy system ERP ma predefiniowany sposób realizacji określonych procesów. Nie zawsze są one identyczne z tym, jak do tej pory działało to w twojej firmie. Warto być zatem otwartym na zmiany i zastanowić się, czy nowe rozwiązania nie będą lepsze. Jednocześnie ważne jest dopasowanie systemu do tego, jak działa firma – co z tego, że ERP będzie wdrożone modelowo, skoro pracownicy będą nadal działać “po staremu”,
  • brak właściwego szkolenia pracowników korzystających z systemu –Każdy system ERP potrzebuje wprowadzania do niego danych. Nie wie o tym, że dokonałeś sprzedaży, jeśli nie zostanie wystawiona faktura. Źle obliczy stan magazynowy, jeśli nie zostaną wprowadzone dane z zakupów lub produkcji. Aby system funkcjonował, pracownicy musza dbać o aktualizacje danych i potrafić korzystać z funkcjonalności systemu. Trzeba do tego odpowiedniego szkolenia, które nauczy pracowników jak działać na ERP oraz pozwoli zredukować lęk i wątpliwości, które na pewno się pojawią.

fot.:picjumbo.com/