Niektóre zawody wymagają użycia przez pracowników specjalnej odzieży roboczej, której zakup znajduje się oczywiście w kwestii pracodawcy. W takich przypadkach wydatki poczynione przy tej okazji można często wliczyć w koszty prowadzenia działalności. Jednakże nie zawsze jest to takie proste i oczywiste, jak by się mogło wydawać. Dlatego warto sprawdzić, w których sytuacjach odzież robocza staje się kosztem uzyskania przychodu.
Kiedy pracodawca musi zakupić odzież roboczą?
Warto również przy okazji wiedzieć, kiedy na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikom odpowiedniej odzieży roboczej. Ma to miejsce w dwóch przypadkach:
- kiedy prywatna odzież pracownika może się ubrudzić lub zniszczyć w czasie wykonywania przezeń obowiązków zawodowych.
- Kiedy jest ona wymagana poprzez normy technologiczne, sanitarne oraz higienę pracy.
Kiedy pracodawca może odliczyć koszty zakupu odzieży?
Aby pracodawca mógł bez żadnych problemów zaliczyć odzież roboczą do kosztów uzyskania przychodu, musi ona spełniać dwa bardzo ważne warunki:
Nie może posiadać cech odzieży osobistej (czyli takiej, którą można wykorzystać równie dobrze do innych celów, niż tylko zawodowe).
Oznacza to, że odliczyć można bez problemów np. zakup specjalnych kombinezonów, rękawic, kasków, okularów ochronnych, kurtek, koszulek, które wyraźnie sugerują wykorzystanie ich jedynie na potrzeby firmy. W niektórych przypadkach (np. koszulki), aby odzież uważana była za roboczą niezbędne jest umieszczenie na niej widocznego logotypu firmy.
Zakres czynności pracownika, który wykorzystuje odzież roboczą musi być związany bezpośrednio z pracą zapewniającą zysk dla firmy.
W tym wypadku strój roboczy można wciągnąć w koszty prowadzenia działalności, gdy pracownik wykorzystujący go na co dzień będzie wykonywał konkretne zadania związane z profilem działalności przedsiębiorstwa. Nie można jednocześnie odliczać kosztów zakupu ubioru, który wykorzystywany jest w celach innych niż zarobkowe (np. zakup kurtki dla pracownika w celu odśnieżania posesji w firmie, która nie zarabia na tego typu usługach).
Czy w koszty można wliczyć garnitur?
Jeśli chodzi o odzież wykorzystywaną w firmach o profilu produkcyjnym, zakup odpowiednich ubrań roboczych jest sprawą dość prostą. Co zrobić jednak, gdy pracownicy potrzebują do wykonywania swoich obowiązków np. garnituru?
Możliwe jest wliczenie w koszty również ich zakupu, jednak odbywa się to pod pewnymi warunkami.
Przede wszystkim garnitur, koszula, lub innego rodzaju odzież reprezentacyjna musi posiadać pewne elementy pozbawiające strój cech osobistych. Oraz umieszczone na odzieży w sposób trwały, uniemożliwiający odczepienie w dowolnym momencie. Można tego dokonać poprzez zastosowanie firmowych barw, charakterystycznego kroju lub umieszczonego w widocznym miejscu logotypu.
W ten sposób pracodawca może zapewnić odpowiednie stroje służbowe również osobom mającym stały kontakt z klientem. Zapewniając im schludny wygląd oraz możliwość reprezentowania firmy w jeszcze bardziej profesjonalny sposób.
