Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność i będący płatnikiem VAT, za sprzedaż towarów lub usług w ramach sektora B2B (czyli sprzedając towar lub usługę innej firmie) wystawia nabywcy fakturę VAT. Jakie elementy musi zawierać Faktura, o których nie można zapomnieć?
1.NIP nabywcy i sprzedawcy
Każda faktura musi zawierać Numer Identyfikacji Podatkowej – zarówno firmy sprzedającej jak i nabywcy – jest to podstawowy sposób identyfikacji podmiotów, które biorą udział w transakcji. Poza numerem NIP, faktura powinna również zawierać dane obu firm. Jedna przy fakturach uproszczonych wystarczy podać jedynie numer NIP.
2. Przedmiot transakcji
Czyli opis tego co zostało sprzedane. Sprowadza się to podania nazwy usługi lub towaru, miary (np. sztuka) oraz sprzedanej ilości. Przygotowując faktury dla księgowości , warto na odwrocie Faktury opisać dokładniej przedmiot transakcji – zwłaszcza, jeśli nazwa towaru lub usługi jest specyficzna i trudna do zidentyfikowania.
3.Data transakcji
Tu sprawa się może komplikować. Jeśli data wystawienia faktury jest taka sama jak data sprzedaży to wystarczy jedynie data wystawienia faktury. Jeśli jednak sprzedajesz towar, który jest wysyłany ratami, konieczna jest data zakończenia dostawy (lub wykonania usługi). Przy fakturze zaliczkowej należy też wpisać datę otrzymania zapłaty.
4. Numer Faktury
Sposób numerowania faktur jest w zasadzie dowolny – może zawierać ciąg znaków składający się z cyfr i liter – ważne, by zachować kolejność i przyjąć jednolity system numerowania faktur.
5. Kwoty na Fakturze
Nie wystarczy jedynie wpisać końcowej ceny sprzedaży. Na fakturze należy wyszczególnić poszczególne elementy składowe – cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto (czyli cena jednostkowa razy ilość), stawka podatku, suma wartości sprzedaży netto , kwota podatku od sumy wartości sprzedaży, wartość brutto ogółem. Jeśli przy transakcji stosowano rabat lub upust, również kwota tego upustu musi zostać zaznaczona.
6. Informacje dodatkowe
Niekiedy wymagane są również informacje dodatkowe, takie jak np:
- odwrotne obciążenie – kiedy to nabywca rozlicza VAT,
- procedura marży – (przy szczególnych działalnościach – np. w działalności biur podróży),
- samofakturowanie – jeśli nabywca jest jednocześnie sprzedawcą,
- metoda kasowa – jeśli za tą pomocą rozliczany jest VAT,
- przy zwolnieniu od podatku, konieczne jest też podanie podstawy prawnej.
Wzory Faktur można znaleźć na stronach Gofin, zewnętrznych systemach do fakturowania. Można też o wzór Faktury poprosić swoją księgową.
